オフィスフロアのモデルから始める（無料登録。シミュレーションを動かすにはProが要ります）。会議室が足りないと感じるとき、本当に部屋の数が足りないのか、使い方の問題なのかは、1日の会議を数えてみないと分かりません。この記事では、64席の模擬のオフィスで、AIが1日の会議のシナリオを書き、会議室の使い方を変えて比べました。AIがMCPで呼ぶのと同じ道具を動かしました。以下の数字と図は、すべてその結果です。
1. オフィスと会議室
模擬のオフィスは、8人の島が8つ（64席）のフロアで、南側に会議室A（8名）・B（6名）・C（4名）とフォンブース2台、パントリーがあります。AIは get_space で3つの会議室（人が立つ場所は、部屋の真ん中にいちばん近く、家具から35 cm離れた場所）とフォンブースを読み、次のシナリオを書きました（put_process_scenario）。
- 9:00〜17:00に、会議がランダムに1時間に平均4件起きます。2人が40%、3〜4人が35%、5〜6人が15%、7〜8人が10%です。
- 会議は、人数が入る空いている会議室を使います。いまは、大きい部屋から使っています（A、B、Cの順）。空いていなければ10分まで待ち、それでも空かなければ、席で話すか延期します（会議室が見つからなかった会議）。
- 会議の長さは20〜90分（いちばん多いのは30分）です。
- 1人のWeb会議は1時間に平均4件起き（10〜60分、いちばん多いのは20分）、フォンブースを使います。2台とも使われていれば、空いている会議室を小さい順に使い、会議室もなければ自席で受けます。
- 乱数を変えて20回くり返します。
会議の数、会議室の選び方、1人のWeb会議を会議室で受けるか、フォンブースの台数、会議の長さの上限、会議室Aの可動間仕切り（閉じると4人までの会議が半分ずつ使える）は、シナリオのパラメータです。AIは sweep_process_parameters で、組み合わせごとに同じ乱数の20回を走らせます。予約の仕組みや、前もって予約するときの取り合いは入れていません（会議を始めるときに空いている部屋を探す）。
2. いまの1日
1日に起きる会議は20回の平均で32.0件で、そのうち11.9件（37.1%）は会議室が見つかりません。会議室はAが6.8時間、Bが6.0時間、Cが5.5時間使われていました。1人のWeb会議は30.6件で、そのうち5.4件が会議室を使い、6.6件は自席で受けていました。
- 会議の長さは平均46.7分です。1時間に4件なら186.7分で、3室の180分の104%です。部屋の時間そのものが足りません。
- 会議室Aを使った会議の59.0%は4人以下でした。8人の部屋を、少ない人数の会議がふさいでいます。
3. 使い方を変えると
| 使い方 | 会議室が見つからなかった会議 | 7〜8人の会議 | 1人のWeb会議を自席で |
|---|---|---|---|
| いま | 11.9件 | 2.0件 | 6.6件 |
| 1人のWeb会議は会議室で受けない | 10.6件 | 2.2件 | 12.0件 |
| ＋フォンブース4台 | 10.6件 | 2.2件 | 2.9件 |
| 会議は1時間まで | 10.6件 | 2.1件 | 5.5件 |
| 会議室Aに可動間仕切り | 9.8件 | 2.6件 | 4.6件 |
| 小さい会議室から使う | 11.9件 | 1.9件 | 6.7件 |
| 3つとも（Web会議・1時間・間仕切り）＋フォンブース4台 | 6.1件 | 2.2件 | 2.9件 |
1日の件数です（20回の平均）。
- 1人のWeb会議を会議室で受けないと、会議室が見つからない会議は11.9件から10.6件になります。自席で受けるWeb会議は12.0件に増えますが、フォンブースを4台にすれば2.9件です（足す場所は描いていません）。
- 会議を1時間までにすると、10.6件です。会議の長さは平均36.7分になり、1時間に146.7分（3室の81%）です。
- 会議室Aに可動間仕切りを付けて、4人までの会議が半分ずつ使えるようにすると、9.8件です。そのかわり、間仕切りのどちらかが使われていると7〜8人の会議が入れず、2.0件から2.6件に増えます。
- 小さい会議室から使うだけでは、11.9件のままです。7〜8人の会議は1.9件と少し減りますが、そのぶん少人数の会議が見つけにくくなります。部屋の時間が足りないときは、部屋の選び方を変えても全体は変わりません。
- 3つをまとめてフォンブースを4台にすると、6.1件（いまの約半分）になります（新しいシナリオの写しで比べました：
update_process_parametersのcopyAs）。それでも1日6件は会議室が見つからないので、すべての会議を会議室で開くには、部屋を増やすことになります。
4. 会議の数が違ったら
| 1時間の会議 | 1日の会議 | 会議室が見つからなかった会議 |
|---|---|---|
| 3件 | 23.2件 | 6.8件（29.3%） |
| 4件（いま） | 32.0件 | 11.9件（37.1%） |
| 5件 | 39.6件 | 18.1件（45.7%） |
5. この数字の使い方
- 1日の会議の数と人数、長さは、予約システムやカレンダーの記録から分かります。「会議の時間の合計」と「部屋の数 × 時間」を比べると、部屋が足りないのか、使い方の問題なのかの見当がつきます。
- 計算していないもの：前もって予約するときの取り合いと、予約したのに使われない部屋（空予約）、会議室ごとの設備（モニター・テレビ会議）、来客との会議、売上や生産性への影響。
- 会議室やフォンブースを増やすときは、平面図で通路と扉を確かめてください（
check_space）。
