予約者が来ないコワーキングの会議室は、開放すべきか？

予約が始まっても誰もチェックインしなければ、部屋は空いているのに使えません。開放すると、その場で会議室を探す会員を受け入れられます。一方で、こちらへ向かっている予約者との約束を取り消すことにもなります。

この仮定では、15分で開放すると飛び込み利用は1日平均0.5組から3.7組に増えますが、来た予約者の0.4組が部屋を失います。

それを受け入れられるかは、予約者にどんな利用を約束しているかによります。期限を短くすると飛び込み客を多く受け入れられますが、遅刻した予約者が部屋を失いやすくなります。この仮定の日々から、どの施設にも最適な期限は決まりません。

コワーキングスペースのモデルから始める（無料登録で開けます。シミュレーションの実行はPro）。元のフロアでLaydyneのシナリオの道具を使いました。オフィスの会議室の記事は部屋の数や選び方を問い、今回は部屋と確定した予約表を固定して開放の規則だけを変えます。フリーアドレス席とフォンブースの記事は別の需要を扱っています。

会議室と確定した予約

get_spaceで読むと、会議室Aは8席、Bは6席、Cは4席です。check_spaceの指摘は0件でした。モデルの配置は変えていません。

仮定の営業時間は9:00〜17:00です。確定した18件の予約で、全体の24.0室時間のうち18.0室時間が埋まっています。毎日同じ予約表を使い、来るかどうかと飛び込みの需要を変えます。

予約時刻、人数、長さと、以下の需要の割合はすべて仮定です。コワーキングで測った値ではありません。

• 各予約は独立に20%の確率で無断不参加になります。その組は最後まで来ません。
• 来る組のうち70%は定刻にチェックインします。10%は5分遅れ、10%は12分遅れ、10%は20分遅れです。到着したらすぐチェックインします。測定した遅刻の分布ではなく、仮定した時刻ごとの割合です。
• 飛び込みの依頼は9:00〜17:00に平均で毎時3件、ランダムに起きます（ポアソン到着）。人数は2人・4人・6人・8人で、割合は順に40%・30%・20%・10%。どの組も30分を希望します。
• 飛び込み客はすぐに入れる部屋を必要とします。人数が入り、次の確定予約か閉店までに利用を終えられる空室を、小さい部屋から選びます。なければ会議室の利用を断られ、待機も再試行もしません。今は空いていても、希望する時間を取れない部屋は使えません。
• 予約者が使えるのは元の予約の残り時間だけです。遅刻しても終了は延ばしません。自分が予約した部屋だけを確かめ、別の部屋への変更や後からの再試行はしません。

この比較での開放の意味

予約終了まで部屋を保持する場合と、チェックインがなければ10分・15分で開放する場合を比べます。予約者がいなくても、予約の開始から部屋を押さえます。期限までにチェックインすれば元の終了時刻まで使えます。それを過ぎると飛び込み客に開放します。遅れて来た予約者も、まだ空いていれば自分の部屋を取り直せます。別の組が使っていれば、その訪問では部屋を失います。先に入った組を追い出しません。

MicrosoftのTeamsパネルの説明（英語）にも、チェックインがないまま設定した期限を過ぎると部屋を開放する規則があります。実際の予約ソフトにある運用ですが、典型的な無断不参加率や推奨期限を示す資料ではありません。今回の期限は仮定です。また、来た組は必ず正しくチェックインすると仮定しています。

実行に使ったのは、AIがMCPから呼べるものと同じput_process_scenarioとrun_process_scenarioです。予約を表す仕事が部屋の資源を取得し、チェックインか開放の時刻まで待ち、エンジンの処理で解放します。実際に部屋を使った時間は別の資源で数えます。飛び込みの受け入れでは現在の空きに加えて固定の予約表も確かめるので、次の確定予約を遅らせません。

規則ごとに20日、同じ乱数の種で実行しました。来た組、遅刻、飛び込みの依頼は、日ごとに全条件で一致しています。歩行や群衆を動かさずに予約を計算するもので、Studioに予約システムを追加するものではありません。

誰が部屋を使えるか

飛び込みの依頼は1日平均23.4組です。18件の予約のうち3.5組は来ず、14.5組が来ます。どの規則でも同じ件数です。

20日を通じた1日平均です。部屋を失う割合は、失った予約者の総組数を実際に来た予約者の総組数で割っています。無断不参加は分母から除きます。室時間は各部屋の実使用時間の合計で、空室を予約で押さえている時間は含みません。

15分の期限では、20日のうち6日で予約者が部屋を失い、最悪の日は2組でした。10分の期限では13日で起き、最悪の日は3組です。平均が1日1組未満でも、苦情がまれだとは限りません。

開放されたあとに来ても、必ず部屋を失うわけではありません。15分の期限では1日1.3組が空いている自分の部屋を取り直し、10分の期限では1.9組でした。

期限を短くする価値はあるか

15分から10分にすると飛び込み客を1日1.1組多く受け入れられますが、部屋を失う予約者も0.6組増えます。実使用時間は小数第1位に丸めると、どちらも15.2室時間です。飛び込みの成功が増えても、予約者の残り時間を置き換える分があり、全体の実使用時間はほぼ増えていません。

この仮定で生じた予約者の損失を受け入れるなら、15分の方が影響を抑えて始められる規則です。予約を最後まで保持すれば、来た予約者は全員が部屋を使えますが、ほぼすべての飛び込み客に利用できる枠がありません。比較ではそれぞれの損失を金額に換算せず、会員に何を約束するかも決めていません。

規則を変える前に

自分の施設の確定予約表、チェックインの記録、断った飛び込みの依頼を使ってください。最後まで来ない組と、遅刻やチェックイン忘れを分けます。適用する前に期限と遅刻時の扱いを知らせ、飛び込み客を受け入れられた件数と、確定した予約を失った件数の両方で判断します。

早めのチェックイン、チェックイン忘れ、開始前のキャンセル、予約変更、設備の好み、清掃、時間超過、複数の組がそろって遅れることは入れていません。予約表は固定し、規則によって会員の予約のしかたが変わることも予測していません。仮定の下で部屋を使えるかを計算したもので、売上や会員の満足度の予測ではありません。

AIへの頼み方

会議室A（8席）・B（6席）・C（4席）と上の確定予約表を使い、予約終了まで保持する場合と、未チェックインなら10分・15分で開放する場合を比べてください。無断不参加、遅刻、飛び込みは上の仮定とし、各規則20日を流します。飛び込みの受け入れと断り、来た予約者が部屋を失う組数、部屋の実使用時間を数えてください。次の確定予約を守り、空室の保持と実使用を分けてください。